In unserem Arbeitsleben haben wir oft mehr zu tun, als wir alleine bewältigen können. Dazu kommt, dass wir keine Roboter sind und natürlicherweise Ups und Downs haben. Als wäre das nicht genug, möchten Kolleg:innen, der Chef, Freund:innen und die Familie verschiedenste Projekte abschließen und unsere ungeteilte Aufmerksamkeit haben, was schnell zur Überforderung führen kann. Die folgenden Tipps können dir dabei helfen, deine Arbeitswoche effizienter zu gestalten und deine To-Do-Liste mit mehr Freude und Produktivität zu bewältigen.
Der Schlüssel für eine produktive und damit erfolgreiche Arbeitswoche ist eine erstklassige Planung. Hierbei spielen der eigene Verstand, die Fähigkeit zu entscheiden und die Bereitschaft zu planen die wichtigste Rolle.
Alle erfolgreichen Projekte, Errungenschaften, Unternehmungen und Ähnliches basieren auf einer erstklassigen Planung. Dafür brauchst du nur einen Stift und ein leeres Blatt Papier. Um die Woche vorzuplanen, füge alle deine Aufgaben in eine Liste, die eine Woche umfasst. Priorisiere die Aufgaben und Projekte nach Wichtigkeit und vorgesehenem Abschlussdatum. Am Vorabend jedes Arbeitstages oder auch am Morgen stellst du noch einmal eine Liste für den kommenden Arbeitstag auf.
Wenn du eine Aufgabe am aktuellen Arbeitstag nicht schaffst, nimmst du sie erneut in die Planung für den folgenden Tag auf. Wenn während einer laufenden Arbeitswoche neue Aufgaben und Projekte dazukommen und die Priorität es zulässt, werden die neuen Punkte für die folgende Arbeitswochenplanung mit aufgenommen.
Eine ähnliche Herangehensweise kannst du auch ganzheitlich anwenden und auf einen längeren Zeitraum von beispielsweise fünf Jahren, einem ganzen oder halben Jahr oder einem Monat beziehen. Um die Erfolge seiner Planung sichtbar zu machen, sollte man jeden Punkt nach Erledigung von seiner Liste abhaken. Jedes Abhaken einer Aufgabe gibt einem das positive Gefühl, dass man richtig geplant hat und die Lage voll im Griff hat. Dies steigert die Motivation, da man merkt, dass man sehr viel produktiver geworden ist. Langfristig wird man mehr Zuversicht und Selbstachtung erlangen, was sich positiv auf Arbeit und Umfeld auswirkt.
Um eine messerscharfe Planung vorzunehmen, ist das richtige Priorisieren der Aufgaben sehr wichtig. Viele Menschen arbeiten ihre Aufgabenliste (falls sie eine haben) einfach ab. Dabei machen sie sich meist keine Gedanken darüber, wann welche Aufgabe am besten abgeschlossen sein sollte, um ganzheitlich die höchste Effizienz zu erreichen. Ein erster Schritt in die richtige Richtung ist es, sich zu überlegen, welchen Mehrwert die Fertigstellung einer Aufgabe für dein Arbeitsleben hat. Danach kannst du entscheiden, ob eine Aufgabe aufgeschoben, delegiert oder eliminiert werden kann.
Zu Aufgaben mit geringer Auswirkung ganz bewusst “nein” zu sagen oder sie aufzuschieben, gibt dir die nötige Zeit, die wichtigen Dinge anzugehen.
Erfolgreiche Menschen schaffen sich Zeitblöcke. Sie halten sich eine bestimmte Zeit pro Woche oder auch pro Tag frei, um sich nur auf eine Schlüsselaufgabe zu fokussieren. Wenn alle Schlüsselaufgaben ihren eigenen Zeitblock haben, in dem man sich nur auf sie fokussiert, kann man eine enorme Effektivität erreichen. Ein weiterer positiver Effekt: Wenn du dir Zeit für jede einzelne Aufgabe einplanst, weißt du sicher, dass du genügend Zeit für alle Schlüsselaufgaben hast und kommst entspannter durch die Arbeitswoche..
Das Wichtigste für ein hohes Leistungs- und Produktivitätsniveau ist die Fähigkeit, sich auf die Aufgabe mit der höchsten Priorität zu fokussieren und sie zu 100 % abzuschließen. Durch das Fokussieren auf nur eine Aufgabe kann man die dafür normalerweise angeforderte Zeit halbieren oder sogar noch stärker reduzieren. Der positive Effekt der vollständigen Fertigstellung einer Aufgabe liegt darin, dass man sich nicht – wie nach Abbruch einer Aufgabe – wieder neu vorbereiten, eindenken und motivieren muss. Dies hat eine enorm positive Auswirkung auf die Selbstdisziplin, -beherrschung und -kontrolle.
Für eine effektive und effiziente Arbeitswoche ist die richtige Planung und Priorisierung deiner Aufgaben essentiell. Mache dir am besten schon am Vortag Gedanken darüber, welche Punkte auf deiner To-Do-Liste den größten Impact für dich haben. Scheue dich nicht davor, weniger wichtige Aufgaben zu streichen oder wenn möglich zu delegieren. Schaffe dir Zeitblöcke, in denen du dich ganz gezielt um deine Schlüsselaufgaben kümmern kannst und fokussiere dich darauf, sie vollständig abzuschließen. So wirst du langfristig weniger Stress empfinden und mehr Zuversicht und Vertrauen in deine Fähigkeiten gewinnen.
