In unserem Arbeitsleben haben wir oft mehr zu tun, als wir alleine bewältigen können. Dazu kommt, dass wir keine Roboter sind und natürlicherweise Ups und Downs haben. Als wäre das nicht genug, möchten Kollegen, der Chef, Freunde und die Familie verschiedenste Projekte abschließen und unsere ungeteilte Aufmerksamkeit haben, was schnell zur Überforderung führen kann. Die folgenden Tipps können dir dabei helfen, deine Arbeitswoche effizienter zu gestalten und deine To-Do-Liste mit mehr Freude und Produktivität zu bewältigen.
Der Schlüssel für eine produktive und damit erfolgreiche Arbeitswoche ist eine erstklassige Planung. Hierbei spielen der eigene Verstand, die Fähigkeit zu entscheiden und die Bereitschaft zu planen die wichtigste Rolle.
Alle erfolgreichen Projekte, Errungenschaften, Unternehmungen und Ähnliches basieren auf einer erstklassigen Planung. Alles was es dafür braucht, ist ein Stift und ein leeres Blatt Papier. Um die Woche vorzuplanen, füge alle deine Aufgaben in eine Liste, die eine Woche umfasst. Priorisiere die Aufgaben und Projekte nach Wichtigkeit und vorgesehenem Abschlussdatum. Am Vorabend jedes Arbeitstages oder auch am Morgen stellst du noch einmal eine Liste für den kommenden Arbeitstag auf.
Wenn du eine Aufgabe am aktuellen Arbeitstag nicht schaffst, nimmst du sie erneut in die Planung für den folgenden Tag auf. Wenn ganz neue Aufgaben und Projekte während einer laufenden Arbeitswoche dazu kommen und die Priorität es zulässt, werden die neuen Punkte für die folgende Arbeitswochenplanung mit aufgenommen.
Es empfiehlt sich, eine ähnliche Herangehensweise auch ganzheitlich anzuwenden, z.B. bezogen auf fünf Jahre, drei Jahre, ein Jahr, ein halbes Jahr, einen Monat, eine Woche und einen Tag.
Um die Erfolge seiner Planung sichtbar zu machen, sollte man jeden Punkt nach Erledigung von seiner Liste abhaken. Jedes Abhaken einer Aufgabe gibt einem das positive Gefühl, dass man richtig geplant hat und Herr, bzw. Frau seiner Lage ist. Dies steigert die Motivation, da man merkt, dass man sehr viel produktiver geworden ist. Langfristig wird man mehr Zuversicht und Selbstachtung erlangen, was sich positiv auf Arbeit und Umfeld auswirkt.
Um eine messerscharfe Planung vorzunehmen, ist das richtige Priorisieren der Aufgaben sehr wichtig. Viele Menschen arbeiten ihre Aufgabenliste (falls sie eine haben) einfach ab und machen sich keine Gedanken darüber, wann welche Aufgabe am besten abgeschlossen sein sollte, um ganzheitlich die höchste Effektivität zu erreichen. Ein erster Schritt in die richtige Richtung ist es, sich zu überlegen, welchen Mehrwert die Fertigstellung einer Aufgabe für dein Arbeitsleben hat. Danach kannst du entscheiden, ob eine Aufgabe aufgeschoben, delegiert oder eliminiert werden kann.
Zu Aufgaben mit geringer Auswirkung ganz bewusst “nein” zu sagen oder sie aufzuschieben, gibt dir die nötige Zeit, die wichtigen Dinge anzugehen.
Erfolgreiche Menschen schaffen sich Zeitblöcke. Sie halten sich eine bestimmte Zeit pro Woche oder auch pro Tag frei, um sich nur auf eine Schlüsselaufgabe zu fokussieren. Das ist quasi wie einen Geschäftstermin mit sich selbst zu vereinbaren, um seine Aufgaben zu erledigen. Wenn alle Schlüsselaufgaben ihren eigenen Zeitblock haben, in dem man sich nur auf sie fokussiert, kann man eine enorme Effektivität erreichen. Ein zusätzlicher positiver Nebeneffekt ist, dass man weiß, dass man die Schlüsselaufgaben erledigen wird, da man sich genug Zeit für jede einzelne Aufgabe eingeplant hat und so mit weniger Druck und mehr Leichtigkeit durch die Arbeitswoche kommt.
Das Wichtigste für ein hohes Leistungs- und Produktivitätsniveau ist die Fähigkeit, sich auf die Aufgabe mit der höchsten Priorität zu fokussieren und sie zu 100% abzuschließen. Durch das Fokussieren auf nur eine Aufgabe kann man die dafür normalerweise angeforderte Zeit halbieren oder noch stärker verringern. Der positive Effekt der vollständigen Fertigstellung einer Aufgabe liegt darin, dass man sich nicht – wie nach Abbruch einer Aufgabe – wieder neu vorbereiten, eindenken und motivieren muss. Dies hat eine enorm positive Auswirkung auf die Selbstdisziplin, -beherrschung und -kontrolle.
Kurz gesagt: Für eine effektive und effiziente Arbeitswoche ist die richtige Planung und Priorisierung deiner Aufgaben essentiell. Mache dir am besten schon am Vortag Gedanken darüber, welche Punkte auf deiner To-Do-Liste den größten Impact für dich haben. Scheue dich nicht davor, weniger wichtige Aufgaben zu streichen oder wenn möglich zu delegieren. Schaffe dir Zeitblöcke, in denen du dich ganz gezielt um deine Schlüsselaufgaben kümmern kannst und fokussiere dich darauf, sie zu 100% abzuschließen. So wirst du langfristig weniger Stress empfinden und mehr Zuversicht und Vertrauen in deine Fähigkeiten gewinnen.
